حواس پرتی در محیط کار و ۸ راهکار مقابله با آن
در دنیای پرشتاب امروزی، حواس پرتی یکی از بزرگترین موانع برای تمرکز و بهره‌وری در محیط کار است. از اعلان‌های مکرر گوشی‌های هوشمند گرفته تا مکالمات همکاران، هرکدام می‌توانند به سادگی فرد را از انجام وظایف خود بازدارند. شاید تعجب کنید که هر بار که حواس‌تان پرت می‌شود، به طور متوسط ۲۵ دقیقه طول می‌کشد تا دوباره به کار خود بازگردید. این وقفه‌های کوچک در طول روز به تدریج به کاهش قابل توجهی در کارایی منجر می‌شوند. در این مقاله، به بررسی این عوامل و همچنین روش‌های مؤثر برای مقابله با آنها پرداخته‌ایم تا با مدیریت بهتر این چالش‌ها، بهبود عملکرد در محل کار را تجربه کنیم.
رایج ترین عوامل حواس پرتی در محیط کار چیست؟
تحقیقات انجام شده توسط Workamajig نشان می‌دهد که ۹۰ درصد افراد معتقدند تلفن همراه بزرگترین عامل حواس پرتی آنها است. علاوه بر این پنجاه درصد از افراد اعتراف می‌کنند که همکاران پر سر و صدا آنها بزرگترین مشکل تمرکز آنها در محیط کار هستند. طبق تحقیقات انجام شده، رتبه‌بندی دیگر عوامل حواس پرتی ها در محل کار برای افراد مختلف به ترتیب زیر هستند:
- اینترنت
- سر و صدای زیاد دفتر
- شایعات اداری
- اعلان‌ها و رسانه‌های اجتماعی
- جلسات و ایمیل
- کسالت و خستگی
- مشکلات شخصی
- تغییرات محل کار
- استراحت میان وعده
به علاوه حدود ۷۹ درصد کارمندان در طول یک روز کاری، دچار حواس پرتی می‌شوند. البته بدیهی است که حذف کامل همه عوامل حواس پرتی ممکن نیست اما با حذف و مدیریت برخی از این عوامل سرعت و بهره‌وری به سرعت افزایش می‌یابد. از طرفی زمان حکم پول را برای شرکت‌ها دارد و زمانی که کارمندان نتوانند متمرکز بمانند و درگیر حواس پرتی شوند، هزینه سنگینی برای شرکت به همراه دارد. در ادامه آمارهای بیشتری را مرور خواهیم کرد و در پایان ۸ راهکار اصلی مقابله با حواس پرتی را باهم بررسی می‌کنیم.
آمارهایی جالب از اثرات حواس پرتی در محیط کار
شاید باور نکنید که حواس‌پرتی‌های کوچک در محیط کار بیشتر از آنچه فکر می‌کنید زمان شما را می‌گیرند. در واقع این وقفه‌های به ظاهر بی‌اهمیت می‌توانند تاثیر شگرف بر بهره‌وری و موفقیت کاری ما داشته باشند. بیایید نگاهی به آمارهای جالب و گاهی نگران‌کننده‌ای بیندازیم که اهمیت مدیریت حواس پرتی را بیشتر آشکار می‌کنند.
۷۲۰ ساعت کاری در طول سال به دلیل حواس پرتی از دست می‌رود!
کارمندان حدود ۷۲۰ ساعت در سال را به دلیل حواس پرتی در محل کار از دست می‌دهند. صرف نظر از اینکه در خانه کار می‌کنید یا در محل کار، هیچ کس در مقابل حواس پرتی مصون نیست؛ و چیزی که بیشترین ضربه را دریافت می‌کند زمان و پول شما خواهد بود. در واقع این فقط زمان نیست که از بین می‌رود، این ضرری است در مقیاس کلان که گریبان‌گیر شرکت‌ها می‌شود.
۱۲۷ ساعت در سال برای بازیابی تمرکز پس از وقفه و حواس پرتی مورد نیاز است!
بر اساس گزارش اکونومیست ایمپکت، کارمندان نه تنها هنگام درگیر شدن در حواس‌پرتی‌های محل کار وقت خود را از دست می‌دهند، بلکه ۱۲۷ ساعت در سال را صرف تلاش برای به دست آوردن تمرکز خود می‌کنند. همچنین این گزارش نشان می‌دهد که کارمندان معمولا ۷۵ ساعت کاری در سال را برای رسیدگی به ایمیل‌های غیر ضروری و ۷۸ ساعت در سال را در جلسات ناکارآمد تلف می‌کنند.
۷۷ درصد از کارمندان ابزارهای دیجیتال را عامل حواس پرتی و استرس زا می‌دانند!
۷۷ درصد از کارمندان اذعان می‌کنند به دلیل ابزارهای دیجیتالی که در محل کار استفاده می‌کنند، استرس بیشتری دارند و ۴۵ درصد از کارمندان به دلیل نوتیفیکیشن‌هایی که به شغلشان ربطی ندارد، تمرکزشان را از دست می‌دهند.
اگر استرس ناشی از کار مدیریت نشود، دیر یا زود می‌تواند منجر به فرسودگی شغلی افراد شود. مشکل سلامت شغلی یک موضوع جدی است که از خستگی عاطفی و جسمی یا عملکرد کاری ناکارآمد نشات می‌گیرد. طبق نظرسنجی MHR، حدود ۷۰ درصد از افراد طی یک سال فرسودگی شغلی را تجربه می‌کنند و این مسئله باعث می‌شود که حواس پرتی کارمندان بیشتر شود.
۷۳ درصد از افراد وقفه‌های مداوم و حواس پرتی را طاقت فرسا می‌دانند!
چندی پیش نظرسنجی Crucial Learning احساس افراد را به دلیل حواس پرتی مداوم در محل کار را تجزیه و تحلیل کرد که نتایج شگفت‌انگیز آن به شرح زیر است.
- ۷۳ درصد افراد با مرور کارهایی که باید انجام دهند، غمگین می‌شوند.
- ۷۳ درصد افراد احساس می‌کنند که ذهنشان کلا منحرف شده است.
- ۷۲ درصد افراد نگرانی و استرس دارند.
- ۷۱ درصد افراد احساس ناکارآمدی می‌کنند.
- ۵۴ درصد افراد بی‌انگیزه هستند.
- ۴۹ درصد افراد احساس ناامیدی و ناکافی بودن دارند.
این یافته‌ها نشان می‌دهد که حواس پرتی و وقفه‌های محیط کار می‌تواند چه تاثیری بر بهره‌وری و انگیزه افراد داشته باشد.
۶۰ درصد از افراد نمی‌توانند ۱ تا ۲ ساعت کار عمیق و بدون حواس پرتی انجام دهند!
نظرسنجی Crucial Learning نشان می‌دهد که ۶۰ درصد از کارمندان قادر به تمرکز کامل بر روی کار خود بدون داشتن هیچ نوع حواس پرتی فیزیکی نیستند. در واقع هر ۳ نفر اعتراف کردند که هر ۱۰ دقیقه یک بار قربانی حواس‌پرتی‌های اداری شده‌اند!
۵۳ درصد کارمندان دورکار طی ساعت کاری، برنامه تلویزیونی تماشا می‌کنند!
تحقیقات Workamajig نشان می‌دهد که ۵۳ درصد افرادی که در خانه کار می‌کنند با تماشای برنامه تلویزیونی دچار حواس پرتی می‌شوند. جالب‌تر اینکه افرادی که در شرکت حضور دارند و مشغول به کار هستند هم اذعان کرده‌ان که حداقل یک بار در طول روز برنامه مورد علاقه خود را بررسی می‌کنند.
۸ راهکار اصلی برای مقابله با عوامل حواس پرتی در محل کار
فرقی نمی‌کند کارفرمایی باشید که می‌خواهید تمرکز بیشتری در محل کار ایجاد کنید یا کارمندی باشید که می‌خواهد وقفه‌های کاری خود را حذف کنید، این نکات به شما کمک می‌کند تا با حواس‌پرتی‌های مربوط به محیط کار مقابله کنید.
نکته اول: روزهای «بدون جلسه» تعیین کنید.
مطالعات دانشگاه MIT نشان می‌دهد کاهش تعداد جلسات تا ۷۱ درصد افزایش بهره‌وری و ۵۲ درصد رضایت شغلی را به همراه دارد . این مطالعه همچنین تاکید می‌کند که شرکت‌ها برای عملکرد بهینه کارکنان، باید حداقل ۳ روز بدون جلسه در طول یک هفته کاری داشته باشند.
نکته دوم: اعلان‌های ایمیل را مدیریت کنید
می‌توانید اعلان‌های مرورگری را که برای هر ایمیل دریافت می‌کنید، خاموش کنید. علاوه بر این سعی کنید از بررسی تصادفی صندوق ورودی ایمیل خود اجتناب کنید. در عوض، زمان‌های ثابتی را برای بررسی صندوق ورودی و پاسخ به ایمیل‌ها برنامه‌ریزی کنید.
نکته سوم: فهرستی از کارهایی که باید هر روز انجام دهید تهیه کنید
ایجاد فهرستی از کارهای روزانه بهترین راه برای مدیریت زمان است. این کار به شما کمک می کند از انجام چند کار باهم اجتناب کنید. بنابراین، سعی کنید فهرست کارهایتان را بنویسید و هر بار روی یک کار تمرکز کنید.
نکته چهارم: با همکاران پر سر و صدا خود شفاف رفتار کنید
همکاران شما که با صدای بلند از طریق تلفن صحبت می‌کنند یا در نزدیکی شما مکالمات گروهی انجام می‌دهند ممکن است حتی متوجه نباشند که حواس شما را پرت می‌کنند. مودبانه توضیح دهید که در حال حاضر روی چه چیزی کار می کنید و اینکه برای ارائه کار با کیفیت به آرامش و تمرکز نیاز دارید.
نکته پنجم: از گپ زدن زیاد خودداری کنید
بر اساس نظرسنجی خوزه لوئیس گونزالس رودریگز از ActionCOACH که در شرکتش انجام شد، ۲۵ درصد از کارمندان به دلیل تعاملات بی‌معنی با همکار از ۱ تا ۵ بار در روز دچار حواس پرتی می‌شوند. شما می‌توانید مودبانه از این گفت‌و‌گوها فاصله بگیرید.
نکته ششم: با گرسنگی مقابله کنید
یک کاسه تنقلات سالم روی میز خود داشته باشید و هنگام گرسنگی از آن استفاده کنید. جالب است بدانید تنقلات سالم و میان وعده سبک بر افزایش بهره‌وری شما تاثیر فراوانی دارد. این کار باعث می‌شود کل روز به قرار شام یا ناهار خوشمزه‌ای که با خود آورده‌اید کمتر فکر کنید. بله درست خواندید، انتظار برای رسیدن به تایم ناهار یک عامل حواس پرتی محسوب می‌شود.
نکته هفتم: اعلان‌های شبکه‌های اجتماعی را مدیریت کنید
اعلان‌ها را برای پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی و سایر برنامه‌ها به‌طور کامل خاموش کنید و تماس‌های تلفنی و پیام‌های خود را وقتی می‌خواهید کاملاً در یک کار غوطه‌ور شوید، بی‌صدا کنید. اگر می‌خواهید به طور کامل از تلفن خود دوری کنید، آن را در یک کشو قرار دهید.
نکته هشتم: از مسدود کننده وب سایت استفاده کنید
مسدود کننده‌های وب سایت به شما این امکان را می دهند که یک لیست سیاه از وب سایت‌های وقت گیر هستند ایجاد کنید. آنها شما را از بازدید از وب‌سایت‌های خاصی که در لیست سیاه قرار داده‌اید برای دوره‌ای که انتخاب می‌کنید، باز می‌دارند.
بهترین و آسانترین راه برای مقابله با حواس پرتی
حواس پرتی در محیط کار چالشی است که بسیاری از ما روزانه با آن روبه‌رو هستیم اما با آگاهی از عوامل رایج و به‌کارگیری راهکارهای مناسب، می‌توان این چالش را مدیریت کرد و بهره‌وری خود را افزایش داد.
همان‌طور که در این مقاله اشاره شد، تنها با چند تغییر ساده در عادات کاری، می‌توان بهبود چشمگیری در تمرکز و عملکرد کاری ایجاد کرد. مقابله با حواس پرتی نه‌تنها به بهره‌وری بالاتر منجر می‌شود، بلکه به کاهش استرس و احساس موفقیت بیشتر نیز کمک می‌کند.
اگر شما هم به دنبال تقویت توانایی مدیریت زمان و حواس‌پرتی‌های خود هستید، شرکت در دوره‌های مدیریت زمان آکادمی همراه می‌تواند یک گام مؤثر باشد. این دوره‌ها به شما تکنیک‌های عملی و کاربردی را آموزش می‌دهند تا بتوانید تمرکز خود را بهبود بخشید و با بهره‌وری بیشتری به کار خود بپردازید. همین حالا برای ثبت‌نام اقدام کنید و گام اول را برای افزایش کارایی و مدیریت بهتر زمان خود بردارید.
منبع:
